JAWABAN UAS NOMOR 3

a. Kelemahan dan Kekurangan Sistem Informasi Apabila Tidak Menggunakan Odoo

Definisi ERP

• Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan – kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen – departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP Terdiri dari bermacam – macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses distribusi. 

• Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam berbagi data, dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi. Perangkat lunak ERP yang beredar di pasaran, tidak hanya dalam versi komersial saja, tetapi juga sudah tersedia dalam versi open source. 

• Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan referensi modul yang sudah berhasil. Proses bisnis yang berbeda antara satu perusahaan satu dengan perusahaan lain, memungkinan dilakukan kustomisasi ERP dalam penerapannya.

Definisi Odoo

• Odoo (Open ERP) adalah aplikasi ERP (Enterprise Resources Planning) modern dan lengkap yang didistribusikan secara open source, didalamnya terdapat berbagai program aplikasi bisnis termasuk Sales, CRM, Human Resources, Warehouse Management, Manufacturing, Finance and Accounting dan lain sebagainya. 

• Odoo(OpenERP) dibangun menggunakan teknologi framework open object yang memiliki kekuatan arsitektur MVC (Model View Controller), workflow atau Alur Kerja Proses yang fleksibel, GUI yang dinamis, antarmuka XML-RPC dan sistem pelaporan yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. 

• Odoo(OpenERP) merupakan web aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemograman Phyton, XML, dan JavaScript serta menggunakan PostgreeSQL sebagai database management systemnya. 

Fitur - Fitur OdooBerikut penjelasan mengenai modul-modul utama yang digunakan dalam odoo: 

1. Enterprise Management a. Sales Management     Modul sales memungkinkan kita untuk mengelola dan mengklasifikasikan pesanan penjualan pada sistem struktural dan hierarkis. Memungkinkan kita untuk membuat pesanan baru dan meninjau pesanan yang sudah ada di berbagai negara. Konfirmasi pesanan dapat memicu pengiriman barang, faktur dan waktu yang ditentukan oleh pengaturan dalam setiap pesanan.     Dalam modul ini penjual dapat mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan hanya dalam satu layar saja, dapat melakukan kontrol terhadap pemesanan dan penigriman barang serta dapat mengetahui semua operasi yang dilakukan pelanggan. Keuntungan dari enterprise management yaitu:- Diintegrasikan dengan Point of Sales- Accounting yang otomatis- Diintegrasikan dengan kontak, project, dan jadwal produksi - Diintegrasikan dengan platform e-Commerce yang berbeda-beda untuk transaksi online - Dapat menampilkan report
b. Purchase
   Purchase management memungkinkan anda untuk mencari penjual dari harga penawarannya dan mengkonversikannya menjadi pesanan pembelian. Odoo memiliki beberapa metode pemantauan dan pelacakan faktur penerimaan barang yang dipesan. Kita dapat menangani [eniriman yang partial di Odoo, sehingga kita masih dapat mengetahui barang yang masih akan diantarkan. Odoo memungkinkan sistem untuk menggenertae secara otomatis draft pembelian. 

2. Logistic
-   Manufacturing
    Dalam modul ini terdapat double-entry stock untuk mempermudah traceability, melakukan kontrol terhadap biaya dan margins proyek, product dan partners, dan mudah untuk menjalankannya. Diintegrasikan dengan accounting untuk transaksi secara otomatis, diintegrasikan dengan HR management untuk mendapatkan ketersediaan resources.
-   Warehouse Management
   Modul ini menyediakan fungsionalitas untuk mengatur multi-warehouse. Untuk tiap warehouse, lokasi input, lokasi output dan lokasi stock dapat didefinisikan. 

3. Accounting dan Finance
-   Accounting
 Odoo menyediakan modul Accounting yang terintegrasi dengan financial acounting, AnalitycAccounting, thrd party management. Taxes management, budgets dan assets. Odoo memiliki lebih dari 50 modul tambahan dalam accounting seperti electronic bank transfer, assets management, automatic invocing, analitic control, dan statement management.

Kelemahan Odoo
1. Akses informasi yang dapat dipercaya 2. Multi platform bisa menggunakan sistem operasi windows, MacOS, Linux, dan Android3. Menghindari redudansi dari pemasukan data dan operasi4. Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi dan laporan5. Pengurangan biaya, penghematan waktu, dan peningkatan kontrol dengan analisis skala enterprise6. Modul lengkap dan saling terintegrasi

Kekurangan Odoo :
1. Program aplikasi Odoo banyak memberikan pilihan konfigurasi, hal ini menyulitkan untuk menentukan cara tertentu/terbaik. 2. Odoo dikembangkan oleh komunitas, maka setiap saat program ini banyak mengalami perubahan dan perbaikan 3, tinyERP /Odoo yang dikembangkakn dengan bahasa pemograman Phyton komunitasnya belum banyak sehingga kalau ada masalah sulit mencari informasi.

b. Bandingkan Odoo modul purchase dengan Aplikasi non ERP
Ada begitu banyak alasan perusahaan tidak menggunakan aplikasi atau sistem pencatatan dan control aset. Salah satunya adalah mengeluarkan biaya tambahan untuk membeli sebuah aplikasi fixed asset management tracking dirasa tidak terlalu penting karena beranggapan menggunakan aplikasi pencatatan seperti  microsoft excel sudah cukup atau bahkan berpikir memiliki sistem ERP sudah lebih dari cukup untuk mengakomodir pencatatan dan pengelolaan fixed asset.
Anda yang kebetulan berposisi sebagai top managament di perusahaan yang biasa menggunakan aplikasi acounting software atau ERP berkeyakinan aset-aset yang dimiliki perusahaan sepenuhnya tercatat dengan baik pada aplikasi tersebut. Jika ada permintaan pembelian aset baru, anda  tanpa ragu menyetujui purchase requisition yang diminta oleh user.
Sebenarnya permasalahan yang sering di hadapi saat pengelolaan aset dilapangan realitanya sangat jauh dari kondisi ideal yang anda bayangkan. Berikut beberapa permasalahan yang timbul dalam pengelolaan fixed asset yang bisa menjadi pertimbangan anda untuk memiliki sebuah software fixed asset management & tracking dibanding dengan aplikasi lain.

1.      Pembelian aset yang tidak perlu      Tiap tahun perusahaan terbiasa mengeluarkan biaya penggantian dan penambahan aset baru namun sayangnya biaya yang dikeluarkan tanpa disadari lebih banyak dari pada seharusnya. Dengan alasan bahwa aset yang dibeli dibutuhkan karena penambahan item atas kebutuhan baru namun hampir dari separuh dari alasan pembelian aset baru sebenarnya dikarenakan aset yang sebelumnya hilang, dicuri, rusak atau bahkan lupa kalau anda pernah memilikinya.
      Dari kondisi diatas anda bisa bayangkan dengan tidak memiliki catatan, history pemakaian dan dokumentasi atas fixed asset yang anda punyai justru dapat menyebabkan biaya yang dikeluarkan lebih besar lagi. Dan yang tadinya anda ingin berhemat dengan cara tidak menggunakan aplikasi pencatatan fixed asset justru malah sebaliknya.
      Anda mungkin berpikir menggunakan excel sudah cukup, tapi sayangnya akurasi pencatatan pada excel atau acounting software tidak meliputi kondisi terkini di lapangan. Alasan bahwa jumlah aset berkurang, itu lebih karena aset-aset tersebut tidak termonitor, terbengkalai atau lupa tempat menyimpannya. Dan harus diakui juga biasanya di lapangan user tidak mau berusaha melakukan pencarian terlebih dahulu dan langsung memutuskan untuk melakukan pembelian baru saja.

2.      Kerusakan aset sebelum waktunya      Kembali anda disodori purchase requisition oleh staff anda untuk pembelian aset baru. Namun saat ini alasannya dikarenakan sebuah mesin atau peralatan yang rusak dan tidak bisa digunakan lagi. Andai saja perusahaan anda memiliki sistem yang bisa memanage penggunaan mesin tersebut tentu saja harapannya mesin dan peralatan tersebut dapat terawat sehingga menambah umur pemakaiannya.
      Pada aplikasi sistem fixed asset management & tracking yang lengkap fitur maintenance control dengan fungsi diatas biasanya tersedia. Dan aplikasi ini selain mencatat fixed asset yang anda miliki juga dapat merekomendasikan jadwal perawatan berkala dan mencatat histori pemakaian dan perbaikan yang pernah dilakukan. Dengan kondisi mesin yang bisa terkontrol maka kita bisa memprediksi dan melakukan perawatan dan perbaikan sebelum menjadi kerusakan yang lebih parah.

3.      Jumlah aset yang banyak dan bervariasi      Begitu juga jika anda memiliki jumlah item aset yang bermacam-macam dan jumlahnya pun cukup banyak. Jika anda menggunakan aplikasi fixed asset management & tracking, kontrol dan update atas aktifitas aset dapat dilakukan secara mudah dan anda tidak harus bolak balik melakukan update ke dokumen excel. Aplikasi ini dapat diakses dari smartphone atau tablet dan update informasi dilakukan secara real time dari lapangan. Jangan lupa karena aplikasi ini memanfaatkan barcode sebagai identitas aset maka tidak ada lagi kesalahan dalam pengidentifikasian aset.

4.      Pencatatan yang tidak akurat dan detail      Di beberapa perusahaan sewajarnya bagi mereka data fixed asset yang dimiliki perusahaan diperoleh dari data pembelian ke vendor. Biasanya data ini sudah tercatat dan terdokumentasi dengan baik di aplikasi akunting atau sistem ERP yang digunakan.
      Namun dari pengalaman, masih saja data yang diperoleh tidak detail dan kurang memberikan informasi yang lengkap sehingga saat dilakukan fisikal cek dan audit lapangan atas aset yang diakui pada dokumen PO, fisik aset yang terkait tidak dapat ditelusuri.
      Kenapa begitu?  Jika anda hanya mengandalkan identitas aset dari informasi yang anda dapatkan dari dokumen PO, maka dokumen PO biasanya hanya memiliki informasi no PO, tanggal PO, harga pembelian, informasi vendor. Beruntung jika anda menggunakan ERP yang memiliki modul fixed asset, biasanya nomor ID aset dapat di create secara otomatis oleh sistem. Namun kadangkala no ID aset yang di create sistem ERP tetap saja masih tidak ideal.
      Lalu bagaimana jika anda tidak menggunakan sistem ERP? Hanya mengandalkan pencatatan purchasing atas dokumen PO? Yang terjadi adalah identitas aset anda hanya berbentuk nama, deskripsi (jika anda input), Jumlah, No PO , Tanggal PO dan lain sebagainya. Sedangkan nomor ID aset, user yang menggunakan, lokasi dari aset tersebut belum tentu tersedia saat anda menginput dokumen PO ke software akunting anda.

5.      Human error dan staff yang tidak cakap      Human error juga dapat menyebabkan kesalahan fatal dalam pengidentifikasian aset. Kesalahan penginputan data saat membuat daftar fixed asset atau penginputan pertama kali informasi dokumen PO ke software akunting atau sistem ERP dapat menyebabkan putusnya kontrol terhadap aset. Contoh pada kasus dibawah ini
      Pada awal tahun 2017 perusahaan anda baru saja membeli 50 unit Laptop baru untuk kebutuhan pegawai di kantor cabang baru. Pembelian keseluruhannya dilakukan pada waktu yang sama ke vendor yang sama (PT. Vema ID) dalam satu PO, artinya memiliki satu no PO untuk keseluruhan item.
      Staff purchasing sayangnya tidak memiliki prosedur pencatatan yang benar. Sehingga ia menginputnya ke dalam software akunting atau ERP dengan cara seperti ini :
Yaitu menuliskan dalam satu baris dengan jumlah 50 unit dan harga yang diinput adalah harga total untuk 50 unit sebesar 500 Juta rupiah. Dari cara pencatatan yang tidak detail dan lengkap diatas, setiap item Laptop tidak di breakdown dan di susun dalam 1 unit per baris sehingga tidak ada kode identitas, serial number atau detail informasi yang unik untuk setiap masing-masing itemnya.
Dengan kondisi pencatatan seperti diatas, kira-kira anda bisa menjawab pertanyaan berikut?
Setelah beberapa bulan pemakaian terdapat 2 unit laptop hilang sehingga bersisa 48 Unit, kira-kira anda bisa menunjukkan secara tepat laptop no berapakah yang hilang ?
Anda tidak mungkin menjawabnya bukan ? Karena masing-masing laptop tidak memiliki informasi atau identitas yang unik.
Dan jika kemudian kasusnya berkembang menjadi berikut ini :
Purchasing kembali membeli 30 unit laptop baru dengan tipe yang sama dan kebetulan staff purchasing mendapatkan harga yang lebih murah dari harga sebelumnya dari vendor yang berbeda (PT. Sumber Murah) seharga 9 juta per unitnya. Dan menerbitkan satu PO untuk total 30 unit.
Ketika 30 unit yang baru diterima dari vendor, staf purchasing lagi-lagi menuliskan aset tersebut ke dokumen daftar aset sebelumnya, seperti ini :
Kemudian kembali setelah beberapa bulan setelah pemakaian, terdapat 3 unit laptop dari total 78 unit (sisa 48 unit + 30 unit baru) di laporkan rusak atau hilang oleh user anda.
Dan ketika anda ingin me write off aset-aset yang sudah tidak ada dan tidak bisa dipakai lagi apakah anda bisa menunjukkan pada data purchasing atau daftar aset, Laptop yang dibeli seharga berapa yang harus anda write off ?? karena secara fisik Laptop-Laptop tersebut tidak memiliki identitas yang bisa menandakan bahwa mereka di beli dengan 2 dokumen PO yang berbeda.
Sehingga yang hilang apakah bagian dari yang dibeli 50 Unit atau bagian dari 30 Unit. Bingung bukan ?
Tanpa menjelaskan lebih jauh lagi efek dan resiko yang akan terjadi, kita sepakat bahwa setiap item barang atau aset wajib diberikan nomor identitas per satuan sehingga jika dibutuhkan audit dan fisikal check anda dapat menunjukkan secara tepat item aset yang dimaksud. Dan kondisi-kondisi ini hanya bisa diakomodir jika anda menggunakan sebuah sistem atau aplikasi khusus fixed asset management & tracking.

6.      Belum pernah di Audit      Bagi yang telah melakukan pencatatan fixed asset kadang saat melakukan physical check atau audit lapangan, kita masih saja menemui kendala dalam pengumpulan data dan rekonsiliasi data fisik aset dan data aset pada catatan. Apalagi jika kita jarang melakukan audit atau belum pernah sama sekali. Anda bisa bayangkan kesulitan-kesulitan yang akan dihadapi.
      Pada prinsipnya pekerjaan audit adalah melakukan inventarisasi aset yang terdaftar dan diakui pada dokumen dan menemukan fisik asetnya dilapangan. Sederhananya, seluruh daftar aset yang selama ini ada di catatan perlu dibuktikan apakah memang ada.
Biasanya kondisi yang sering terjadi saat audit atau inventarisasi dilapangan adalah :
·      Anda memiliki sejumlah item aset yang tercatat pada dokumen namun fisik asetnya tidak dapat ditemukan.·      Anda menemukan fisik item aset di lapangan namun item ini tidak pernah terdaftar pada data atau catatan aset anda.Untuk itu alangkah baiknya saat proses inventarisasi dan physical check lapangan anda memiliki metode dan langkah kerja yang baik dan ideal agar hasil audit dapat dipertanggung jawabkan dan benar adanya. Pada sistem aplikasi fixed asset management & tracking metode dan langkah kerja inventaris dan physical check telah menjadi bagian cara kerja dari aplikasi ini dan anda tinggal menjalankannya pada aplikasi.

7.      Pembayaran pajak & asuransi yang tidak sesuai      Pembayaran Pajak dan pembayaran asuransi sangat erat kaitannya dengan fixed asset yang anda miliki. Pada pembayaran pajak, jumlah nominal pembayaran pajak badan dipengaruhi oleh laba rugi yang dimiliki perusahaan setiap tahunnya.
      Sedangkan yang kita ketahui bersama adalah fixed asset mengalami penyusutan nilai atau depresiasi. Beban penyusutan yang bertambah akan menyebabkan berkurangnya laba yang diterima oleh perusahaan sehingga beban pajak yang ditanggung perusahaan menjadi lebih kecil. Sedangkan untuk asuransi, terdapat beberapa perusahaan yang mengasuransikan fixed asset yang mereka miliki. Semakin banyak dan besar nilai aset yang mereka miliki maka semakin besar premi asuransi yang harus mereka bayar ke pihak asuransi. Untuk itu menjadi penting apabila jumlah dan nilai dari aset anda yang sebenarnya selalu terupdate. Jika masih ada aset-aset yang masih terdaftar namun fisik sebenarnya tidak ada atau rusak lebih baik dikeluarkan dari daftar aset yang diasuransikan.
Jelas rugi bukan ? jika anda masih membayar asuransi untuk aset -aset “hantu” tersebut.
Lalu bagaimana mengetahui aset-aset “hantu” diatas ? Anda harus melakukan fisikal cek atau stock opname secara berkala. Dan di software fixed asset management & tracking yang lengkap, proses stock opname dapat anda lakukan kapan saja dengan mudah dan cepat.

8.      Membutuhkan Laporan keuangan yang diakui dan kredibel      Dalam aktifitas bisnisnya  sebuah perusahaan kadangkala melakukan ekspansi dan pengembangan bisnis sebagai bagian dari usaha  pertumbuhan perusahaan. Dan dalam aktifitas ekonomi tersebut sebuah perusahaan atau seorang investor kerap melakukan pembelian, merger, menjual entity bisnis ke pihak lain atau bahkan pengajuan modal ke pihak bank.
      Dalam menunjang kegiatan tersebut memiliki laporan keuangan yang kredibel, akuntabel dan diaudit menjadi sangat krusial. Laporan keuangan adalah tolak ukur dari pertumbuhan perusahaan, apakah mengalami pertumbuhan ekonomi yang baik atau tidak. Dan laporan keuangan yang kredibel lah yang dibutuhkan oleh calon investor, bank dan partner bisnis anda.
      Dengan tersedianya laporan aktiva atau aset perusahaan pada neraca keuangan, menjadikan jumlah dan nilai aset yang dicantumkan pada neraca yang paling sering dilihat oleh pihak yang berkepentingan. Misalkan saja anda berada di posisi investor atau bank tentu saja pengakuan nilai fixed asset yang dicantumkan pada laporan keuangan tidak bisa serta merta anda percayai begitu saja tanpa melalui audit yang dilakukan pihak independen atau pihak ketiga.
      Dengan kondisi diatas maka pencatatan fixed asset dengan sistem atau aplikasi yang canggih pun jika tidak memenuhi asas pembuktian atas fisik aset itu sendiri maka daftar dan nilai fixed asset masih bisa diragukan kebenarannya.
      Dan hal apa yang bisa memenuhi asas pembuktian tersebut ? yaitu jika anda telah melakukan audit fisik, appraisal dan menggunakan sistem pencatatan fixed asset yang mampu melakukan tracking atas fisik aset yang ada dilapangan, secara benar dan mengikuti kaidah dan prosedur yang ada.
Jadi apakah aplikasi yang anda pakai telah memenuhi kaidah audit fixed asset yang sebenarnya, atau ERP dan software yang anda gunakan hanya sekedar aplikasi pencatatan saja?

9.      Aktifitas aset yang cukup tinggi      Dari beberapa kategori aset yang dimiliki perusahaan, tools dan perlengkapan adalah salah satunya. Dan sebagai perlengkapan dalam mendukung operasional perusahaan, tools dan perlengkapan sangat sering berpindah-pindah baik berpindah tempat dan berpindah user.
      Melakukan update informasi dari aset yang sering berpindah-pindah tentunya membutuhkan disiplin dan kecermatan. Jika anda menggunakan file excel berarti anda harus bolak balik merubah atau mengisi informasi baru ke daftar aset anda agar catatan anda tetap terupdate. Jika item aset anda jumlahnya ratusan hingga ribuan tentu sangat merepotkan bukan?
      Sekali saja anda alpa melakukan update informasi dari aktifitas aset, maka anda akan sulit melacak keberadaan aset tersebut setelahnya dan histori dari pemakaian aset menjadi tidak lengkap.
      Dengan memiliki aplikasi yang bisa bekerja secara otomatis dan mudah untuk melakukan update informasi yang bervariasi ke pusat data, maka harusnya anda bisa mengetahui dimana lokasi aset terakhir berada, siapa yang menggunakan terakhir kali, apa saja aktifitas maintenance yang pernah dilakukan.
Cara kerja seperti ini hanya dapat anda peroleh jika menggunakan software fixed asset management & tracking.

10.  Membutuhkan waktu dan sumber daya yang besar saat audit internal      Stock Opname, Inventaris, Physical Check atau Audit adalah pekerjaan yang terberat dalam pengelolaan inventory dan fixed asset. Bahkan sebuah perusahaan rela untuk mengeluarkan biaya yang cukup besar menyerahkan tugas ini ke pihak ketiga karena sumber daya baik personil dan waktu yang dibutuhkan dalam proses audit fixed asset sangat menyita.
      Pekerjaan ini meliputi pekerjaan inventarisasi kembali aset-aset yang pernah dimiliki dan diakui. Yang biasanya menelusuri dokumen-dokumen pembelian aset sebelumnya dan mencocokannya  dengan fisik aset yang dilapangan satu persatu. Penelusuran aset inilah yang biasanya menyita waktu dan tenaga.
      Sedangkan kenyataan dilapangan adalah belum tentu semua aset yang ada pada data bisa ditemukan dengan mudah dan bahkan jika tidak ditemukan pun tidak segampang itu kita menyimpulkan bahwa aset tersebut hilang hingga seluruh aset dan lokasi selesai ditelusuri satu persatu.Dan jangan lupa setelah pekerjaan fisikal cek ke lapangan, anda masih perlu melakukan rekonsiliasi data antara data sebelumnya dengan data hasil audit yang juga cukup menyita waktu.
      Dengan menggunakan aplikasi fixed asset tracking, pekerjaan inventarisasi atau fisikal cek sangat jauh lebih ringan dan cepat. Pekerjaan ini dapat mengandalkan aplikasi fixed asset tracking karena proses audit dan verifikasi aset antara fisik dan data di lakukan dengan sistematis menggunakan barcode reader. Dan hasil verifikasi ini langsung di kumpulkan dalam bentuk report data yang telah terekonsiliasi.